Le télétravail s’est largement développé ces dernières années. Pour que le travail à distance se passe au mieux, une organisation rigoureuse s’impose. Découvrez trois clés pour structurer le quotidien de votre entreprise.
Un central téléphonique adapté au télétravail
En situation de télétravail, il est essentiel de s’équiper d’un central téléphonique performant et optimisé pour les équipes à distance. Un central téléphonique optimisé pour le télétravail offrira des fonctionnalités comme le transfert d’appel, la messagerie vocale ou la gestion de files d’attente. Il permettra de professionnaliser la gestion des appels entrants et d’assurer la continuité de service. Les collaborateurs pourront ainsi être joints facilement malgré la distance.
Choisissez une solution VoIP qui s’appuie sur le réseau internet pour acheminer les communications téléphoniques. Les centres virtuels basés sur le cloud offrent une grande flexibilité d’utilisation et ne nécessitent pas d’infrastructure lourde. Optez pour une interface d’administration intuitive qui facilitera la configuration et la gestion de votre standard à distance.
La formation des collaborateurs à l’utilisation des fonctions avancées comme le transfert d’appel ou la gestion des files d’attente optimisera aussi le traitement des demandes. Fournissez-leur également des casques de qualité pour un meilleur confort d’écoute et de conversation.
Établissez un calendrier de réunions quotidiennes et des règles précises
Le télétravail nécessite des règles d’organisation et de communication claires entre collègues. Pour coordonner les équipes à distance, mettre en place un calendrier de réunions quotidiennes s’avère très efficace. Un point journalier de 15 minutes chaque matin permet de faire le tour des priorités de chacun, de partager les informations essentielles et de régler les problèmes rapidement. Des réunions thématiques ou en petits groupes peuvent aussi être programmées selon les besoins. Ce rituel commun soude les équipes malgré l’éloignement.
Veillez à ce que les réunions soient bien préparées et structurées pour ne pas perdre de temps. Partagez un ordre du jour et un compte-rendu après chaque rendez-vous. Alternez réunions en visio et audio pour dynamiser les échanges.
Définissez aussi des plages horaires de disponibilité communes, des délais de réponse standards aux mails/messages, ainsi que des règles de conduite pour les réunions à distance. Ceci évitera des malentendus et des situations confuses. Affichez ces règles en ligne et rappelez-les régulièrement pour que chacun adopte les bons réflexes.
Quels sont les outils de communication les plus efficaces ?
Slack, Zoom, Skype, Teams… De nombreux outils facilitent la communication à distance. Slack est parfait pour les discussions informelles tandis que Zoom et Microsofrt Teams permettent de faire des réunions en visioconférence. Pour un usage professionnel, optez pour une solution fiable et sécurisée permettant un partage fluide des informations en temps réel entre collègues. Formations, réunions et échanges s’en trouveront facilités.
Privilégier des solutions leaders complètes, éprouvées, avec un chiffrement des données est aussi une bonne chose. Formez vos équipes à leur utilisation pour qu’elles les adoptent facilement. Veillez aussi à ne pas multiplier les outils pour ne pas complexifier les échanges.
Avec ces clés d’organisation, vos équipes adopteront rapidement de bonnes pratiques pour un télétravail efficace et productif au quotidien. Le travail à distance n’affectera ainsi pas la performance des salariés et celle de l’entreprise.
