L’ère de la sédentarité et des bureaux fixes est révolue. On assiste à l’émergence de l’organisation collaborative et des options nomades. Avec l’évolution du numérique et le développement du travail à distance, une nouvelle forme d’organisation a vu le jour : le flex office, également appelé bureau flexible. Celui-ci a considérablement bouleversé les pratiques traditionnelles du monde du travail et a encore de beaux jours devant lui. Découvrez-en plus sur le concept.
Qu’est-ce que le concept de flex office, exactement ?
Le flex office est une méthode novatrice d’organisation de l’espace de travail, qui diffère du bureau traditionnel. Les postes de travail ne sont pas attribués de manière permanente aux employés. Ils doivent ainsi trouver un espace disponible chaque matin et le vider à la fin de la journée. Cette tendance a émergé aux États-Unis et est caractérisée par l’achat de meubles mobiles ainsi que d’un plancher technologique surélevé, qui permet le déplacement facile du mobilier et de l’équipement informatique. Pour en apprendre davantage, renseignez-vous sur le flex office en faisant des recherches supplémentaires à ce sujet.
Pourquoi le flex office est-il si populaire parmi les entreprises de toutes tailles ?
Les principes de l’organisation du travail ont été revisités avec le numérique qui a remis en question différents concepts, de même que la fonction du bureau. Il est devenu possible de travailler n’importe où du moment qu’on dispose d’une connexion internet. Les employés peuvent dès lors travailler sur des projets ou négocier des contrats avec des clients depuis leur domicile. De plus, avec le cloud et les solutions intranet, ils ont plus de facilité à stocker et à échanger des fichiers.
Selon une récente étude menée par Regus, plus de 50 % des travailleurs à travers le monde travaillent en dehors de leur bureau au moins 2,5 jours par semaine. Cette tendance représente une évolution significative qui n’était pas possible il y a 20 ans. En France, environ 17 % des employés travaillent en télétravail au moins une journée par semaine. En plus des déplacements professionnels chez les clients, des vacances, des arrêts maladie, des congés et des réunions, le taux moyen d’inoccupation des postes de travail en France est d’environ 40 %. Pour répondre à ces changements structurels, certaines entreprises offrent des conditions de travail plus flexibles en termes de temps et d’espace et encouragent le télétravail.
Les avantages du flex office pour tous les collaborateurs
Le flex office offre de nombreux avantages aux collaborateurs.
Faites des économies
L’un des principaux avantages du flex office est qu’il permet une utilisation plus efficace de l’espace de bureau, car tous les employés ne sont pas présents sur place tous les jours. Certains travaillent à distance ou avec des méthodes de travail intelligentes, tandis que d’autres travaillent à temps partiel et ne sont donc pas simultanément au bureau. Avec le flex office, plusieurs travailleurs peuvent utiliser le même bureau, car ils ne sont pas présents en même temps.
De plus, un système de réservation peut être mis en place pour connaître la disponibilité du bureau et savoir qui sera présent à tel ou tel jour. Cela permet une meilleure organisation de l’espace de travail et une optimisation des ressources.
Rencontrez de nouvelles personnes
Le fait d’être à côté des mêmes personnes chaque jour peut rapidement devenir ennuyant et moins stimulant. Le second atout d’un bureau flexible est qu’il vous permet de travailler à côté de nouvelles personnes. Pour les indépendants qui cherchent à étendre leur réseau ou les employés qui travaillent pour une entreprise et souhaitent rencontrer de nouvelles personnes, cela constitue une excellente option.
Stimulez la créativité
Travailler dans le même environnement tous les jours peut entraîner une routine ennuyeuse pour les employés. Le flex office offre une solution à ce problème en leur permettant de travailler dans différents espaces. Cela stimule leur créativité et leur donne un cadre de travail plus inspirant. En prévoyant différents types de pièces pour différents profils dans le bureau, les employés peuvent en effet utiliser des espaces de travail qui correspondent à leurs besoins et à leurs préférences, et cela peut stimuler leur créativité. Il est également important de prévoir des espaces de détente, tels qu’un coin café, où ils peuvent faire une pause dans un environnement agréable et se ressourcer avant de retourner au travail.
Conseils pour l’aménagement d’un flex office dans vos locaux
Le flex office offre un environnement où les employés de tous niveaux peuvent facilement interagir, ce qui favorise la collaboration et les échanges directs. Cela réduit le temps passé à envoyer des courriels, ce qui peut être chronophage et entraîner des incompréhensions. Toutefois, l’organisation des postes de travail nécessite une étude préalable des habitudes des salariés pour définir le ratio de mutualisation (en moyenne 0,8 poste de travail par salarié). Vous devez aussi prendre en compte les spécificités du métier. Quant à l’équipement, il doit rendre la vie quotidienne des employés plus confortable.
Des équipements technologiques de pointe et un système de réservation
Il n’y a pas de bureau flexible sans un excellent réseau Wi-Fi, des connexions performantes à chaque place et une solution stockage de fichiers. C’est l’une des principales exigences du flex office. Les employés doivent également être en mesure de réserver un espace confortable doté de tous les équipements pour le travail et les réunions.
Un cadre propice à la concentration et au travail en équipe
Pour les emplois qui exigent un haut niveau de concentration, des zones dédiées doivent être prévues avec des modules focus room ou des espaces isolés. Ce sont souvent des postes de travail permanents équipés de téléphones, d’ordinateurs portables et de systèmes interactifs.
Par ailleurs, il faudra également des espaces de travail en équipe. Pour faciliter l’interaction, misez sur des espaces ouverts où les employés peuvent échanger sur des problèmes communs et des stratégies pour mener à bien les projets. N’oubliez pas non plus les cabines téléphoniques et de réunion. Contrairement aux espaces ouverts, des petites salles isolées seront unies pour rencontrer des clients ou passer des appels importants.
Pour finir, avant de changer toute l’organisation et de revisiter la configuration des bureaux, il est conseillé de procéder à une phase de test. L’idéal est de commencer par un département avant d’étendre le concept à l’ensemble des employés. Vous pourrez ainsi prendre du recul, connaître les améliorations et, surtout, répondre aux préoccupations des salariés. Enfin, l’entreprise doit disposer d’un intranet efficace et les managers doivent tenir des sessions de brainstorming régulières, mais surtout être attentifs aux questions d’équipe. Le secret d’un flex office réussi est le maintien du sentiment d’appartenance.
