Les entreprises doivent souvent mettre en œuvre plusieurs projets, avec des besoins et exigences variés. Cette gestion n’est pas toujours facile, car elle nécessite du temps, des ressources et compétences. L’intégration d’un outil PPM peut être indispensable dans cette situation, car il présente de nombreux avantages. Découvrez ici 4 actions essentielles que permet un outil PPM dans une entreprise.
La gestion de vos projets avec un PPM
La gestion de portefeuille de projet nécessite en entreprise des outils de planification pour assurer leur position sur le marché. Afin d’atteindre les objectifs qu’ils se sont fixés, les entrepreneurs doivent avoir recours à un outil PPM. Les outils de portefeuille de projet (PPM) ont été développés en ligne afin de rendre les processus de gestion de projets efficaces et pratiques. Cette solution permet d’améliorer et d’accélérer de manière remarquable le suivi de tous les projets menés par une entreprise. C’est un outil de gestion qui donne à ses utilisateurs tous les moyens de recueillir, de qualifier et de hiérarchiser leurs idées.
Même si la nature des projets diffère, ils n’ont pas tous une même structure et sont rarement isolés les uns des autres. En plus de cela, tous les projets ne sont pas stratégiques et essentiels. La réussite d’une société dépend de sa capacité à faire un bon choix de projets en fonction de ses objectifs. Cependant, le processus de choix ne se réalise parfois pas bien, ce qui conduit des entreprises à prioriser des projets qui ne concordent pas avec ses objectifs. Il arrive aussi que certains décideurs individuels accordent d’importance à leurs projets favoris. L’entreprise favorise l’amélioration du processus de sélection de projets avec l’aide d’un outil PPM qui permet d’intégrer des données fiables, des modèles de notation ainsi que d’autres approches qualitatives et quantitatives. Cela permet de garantir que les projets sont choisis selon des critères pertinents. Il existe plusieurs types d’outils de portefeuille de projet en ligne qui peuvent aider une entreprise à gérer facilement ses projets.
L’optimisation de vos ressources grâce à un outil PPM
Dans la pratique, les employés ainsi que ceux qui possèdent des compétences sont souvent affectés à plusieurs tâches. Pour les PMO et les gestionnaires de ressources, le défi est d’éviter de surcharger leurs équipes projet. Une sursollicitation des ressources peut en effet peser sur la satisfaction des équipes. Cela peut aussi se traduire par une faible implication et une mauvaise productivité. Afin d’éviter cela, les logiciels de gestion de portefeuilles de projets permettent d’optimiser l’allocation des ressources. En effet, les plateformes de portefeuille de projet ont à jour une liste complète et détaillée des ressources disponibles qu’il est possible de filtrer par attributs. Elles montrent aussi la capacité réelle des ressources avec divers niveaux de détail : à l’échelle d’un service, de l’entreprise ou d’une équipe.
Les outils PPM permettent aussi de consolider les besoins en ressources des différents projets. Cela rend les décisions d’affectation et d’allocation plus rapides et plus faciles.
PPM : un outil de communication optimal
Lorsque les projets sont gérés et évalués individuellement, ils peuvent créer des distances entre les décideurs. L’outil PPM permet de rassembler ces parties prenantes afin qu’elles coordonnent sur l’ensemble du portefeuille de projets et créent une équipe beaucoup plus soudée. Un outil PPM élimine les obstacles entre les projets et offre une vue d’ensemble de l’impact global des projets aux responsables gestionnaires. Cela favorise une amélioration du flux de communication et une prise de décision plus avisée.
Dans une entreprise équipée d’un outil PPM, les chefs de projets peuvent utiliser la plateforme pour assigner les tâches. Cette chaîne, beaucoup plus fluide, permet à l’équipe de travailler de façon harmonieuse. Cela améliore l’efficacité globale et favorise le développement de pratique de travail plus collaborative. Des espaces de travail collaboratif par exemple, des interfaces de discussion ainsi que la possibilité de poster des commentaires sont des fonctionnalités disponibles sur un outil PPM. Grâce à certaines fonctionnalités comme les calendriers partagés, cet outil facilite l’organisation des réunions. Il favorise la cohésion au sein des équipes et simplifie les communications pour les plus distants.
Réduction des risques et retour sur investissement
Grâce à un logiciel de gestion de portefeuille de projets, il est possible de déterminer la faisabilité des projets en fonction des ressources disponibles. L’outil PPM tient en effet en compte les risques financiers, technologiques et systématiques. Il est capable de détecter des problèmes potentiels et les rendre plus visibles grâce à des alertes automatiques, des rapports ou des tableaux de bord clairs. Cela permet à l’entreprise de prendre des mesures rapides et de faire preuve de réactivité. Elle peut ainsi renforcer les projets qui sont en cours avant qu’ils ne soient compromis.
L’objectif final de tous les projets est de générer des revenus supérieurs aux dépenses qui y ont été consacrées. Le PPM est un outil conçu afin de s’assurer que les projets poursuivis par les entreprises, inclus dans leurs portefeuilles, génèrent un retour positif.
